Winanz - Business OS für IT-Dienstleister

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Finanzdaten

FirmennameName für Rechnungen und Dokumente. InhaberVor- und Nachname des Einzelunternehmers. FirmenadresseAnschrift für Rechnungen.

E-MailKontaktadresse. TelefonOptional.

WebsiteOptional für Rechnungsfusszeile. GISA-NummerOptional für die Fußzeile.

IBANBankverbindung auf Rechnungen. BICOptional für Rechnungen.

UIDNur bei USt-Pflicht relevant. SteuernummerFür Finanzamt und Exporte.

RechnungsprefixPräfix für Ausgangsrechnungen.

WährungStandard EUR. USt-SatzStandardsteuersatz.

SteuermodusZentral zwischen USt und Kleinunternehmer umschalten. UVA-ZyklusMonatlich oder quartalsweise.

Einkommensteuer-BeilageWelche Beilage Winanz für deinen Betrieb vorbereiten soll. ESt-Vorauszahlung pro TerminHilft Winanz, Sammelzahlungen ans Finanzamt automatisch vorzuschlagen. Kleinunternehmer-HinweisWird automatisch verwendet, wenn zentral aktiviert.

Hinweis

Steuerprofil & Dokumente

Diese Daten steuern deine Rechnungslogik, Hinweise zur Kleinunternehmerregelung und die Auswertungen für Finanzamt und EAR. Dokumentlayout, Logo und Textbausteine findest du jetzt getrennt unter Dokumente & Vorlagen.

Vorlagen

Dokumente & Vorlagen

Dokument-LogoEigenes Logo für Rechnung und Lieferschein.

Einleitungstext RechnungOptionaler Text oberhalb der Positionen.

ZahlungsbedingungPlatzhalter: {{dueDate}}, {{invoiceNumber}}, {{total}}. Fußtext RechnungOptionaler Abschlusstext am Dokument.

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Rechnung Blöcke

Eigene Inhalte

Eigene Blöcke Rechnung

Fußtext LieferscheinOptionaler Text für Lieferscheine.

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Lieferschein Blöcke

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Eigene Blöcke Lieferschein

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Die Vorschau verwendet vorhandene Kunden- und Rechnungsdaten oder automatisch erzeugte Beispieldaten. Änderungen im Editor werden nach Klick auf Vorschau aktualisieren übernommen. Blöcke kannst du direkt in der Vorschau am Griff verschieben.

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Selbstständig / WIFI / Nebenbereiche

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Backup & Restore

Frontend-Backups werden mit einem eigenen Backup-Passwort verschlüsselt. Ohne dieses Passwort kann die Datei nicht wiederhergestellt werden.

Buchhaltung

Buchungsjournal

Eigene Buchung erfassen

KontoOptional, falls die Buchung keinem importierten Konto zugeordnet ist. BuchungsdatumDatum der Buchung. ValutadatumOptional.

BetragPositive Einnahme, negative Ausgabe. PartnerKunde, Lieferant oder Empfaenger. KategorieStart-Klassifizierung.

Titel / BeschreibungErscheint als Buchungstext im Journal.

EAR-KategorieOptional für Auswertung. ReferenzOptionaler Beleg- oder Buchungshinweis.

NotizInterne Zusatzinformation.

Buchhaltung

Buchungsassistent

Buchhaltung

Steuerhandbuch

Buchhaltung

Finanzamt

Buchhaltung

UVA

Jahr UVA-Ansicht nach Jahr filtern.

Buchhaltung

EAR

Jahr EAR-Ansicht nach Jahr filtern.

Buchhaltung

Bewirtung

DatumDatum der Bewirtung. Kunde / ProspectOptionaler Bezug zu Kunde oder Interessent.

AnlassWarum fand die Bewirtung statt? TeilnehmerWer war dabei? Namen oder Firma genuegen.

BruttobetragGesamtbetrag laut Beleg. USt %z. B. 10 oder 20 je nach Beleg.

Steuerliche BehandlungLegt den Betriebsausgabenanteil fest. Beleggeberz. B. Restaurant oder Lokal.

VorsteuerabzugNur wenn ordnungsgemäßer Beleg und betrieblicher Bezug vorliegen. Abzugsfähig %Wird aus der steuerlichen Behandlung gesetzt.

Werbezweck / Geschäftlicher ZweckDokumentation für die steuerliche Nachvollziehbarkeit.

Hinweis: 50% passt nur, wenn die Bewirtung der Werbung dient und der betriebliche/berufliche Zweck deutlich überwiegt. Private oder repräsentative Kosten bitte mit 0% erfassen.

Liste

Bewirtungen

Buchhaltung

Fahrtkosten

DatumDatum der Fahrt oder Ausgabe. ArtKilometergeld oder echter Beleg.

VonStartort. NachZielort.

Zweckz. B. Kundentermin, Projekt, Schulung. NachweisBei Kilometergeld: privates Kfz nur gelegentlich betrieblich genutzt, Strecke und Zweck dokumentiert.

KilometerNur bei Kilometergeld. KilometergeldStandard derzeit 0,50 EUR/km.

BetragNur bei Beleg/Ticket oder wenn du den Wert manuell setzen willst. USt %Bei Tickets/Belegen, sonst 0.

NotizZusatzinfos zur Fahrt.

Liste

Fahrtkosten

Einkauf

Lieferanten

Liste

Lieferantenliste

Einkauf

Eingangsrechnung

LieferantWaehle den Lieferanten dieser Eingangsrechnung.

RechnungsnummerNummer des Lieferantenbelegs. StatusOb die Eingangsrechnung schon bezahlt ist.

Steuerfall Inland, innergemeinschaftlicher Erwerb oder Einfuhr mit EUSt.

Auswahlhilfe
Inlaendische Rechnung: Lieferant rechnet mit oesterreichischer Umsatzsteuer ab.
Innergemeinschaftlicher Erwerb (EU): Ware oder Leistung aus einem anderen EU-Land für dein Unternehmen, meist ohne auslaendische USt; Winanz bildet Erwerbsteuer und spiegelbildliche Vorsteuer.
Einfuhr / EUSt: Ware kommt aus einem Drittland; hier erfasst du den Rechnungsbetrag und die tatsaechliche Einfuhrumsatzsteuer separat.

RechnungsdatumDatum des Lieferantenbelegs. FälligkeitsdatumBis wann bezahlt werden muss.

BetragInland: brutto. EU-Erwerb: netto. Einfuhr: Rechnungsbetrag ohne EUSt. Steuersatz %Inland oder AT-Steuersatz für ig Erwerb.

EUSt BetragNur bei Einfuhr: tatsaechliche Einfuhrumsatzsteuer. KategorieHilft bei Auswertung und Filterung.

Berechnungslogik in Winanz
Inland: Betrag wird als Brutto verstanden; Vorsteuer wird aus dem Steuersatz herausgerechnet.
ig Erwerb: Betrag wird als Netto verstanden; Winanz berechnet darauf oesterreichische Erwerbsteuer und gleichzeitig Vorsteuer.
Einfuhr / EUSt: Betrag ist der Rechnungsbetrag ohne EUSt; die Einfuhrumsatzsteuer trägst du separat ein.

BeschreibungKurze Beschreibung des Inhalts. AnhaengePDF oder Bild des Lieferantenbelegs anhaengen.

Liste

Eingangsrechnungen

Vertrieb

Kunden

KundeName des Kunden oder Unternehmens.

KundennummerInterne Referenz für Angebote und Rechnungen. SteuernummerOptional für Rechnungsangaben.

UID-NummerUmsatzsteuer-ID des Kunden, falls vorhanden. LandFür Rechnungsadresse und Steuerthemen.

AnsprechpartnerWichtigste Kontaktperson.

E-MailKontaktadresse. TelefonOptional.

AdresseStrasse und Hausnummer für die Rechnungsanschrift.

PLZPostleitzahl. OrtStadt oder Gemeinde.

draw.io URLLink zum bearbeitbaren Netzwerkplan in draw.io / diagrams.net. draw.io Embed URLOptional für eingebettete Vorschau im Kundenbereich.

StandortHilfreich für Technik und Vor-Ort-Einsaetze. NotizenVertrags- oder Kundeninfos.

Liste

Kundenliste

Stammdaten

Artikel

Stammdaten

Artikelstamm

Vertrieb

Ausgangsrechnung

KundeRechnungsempfaenger.

RechnungsnummerWird vorgeschlagen, kann angepasst werden. StatusZahlungsstatus.

RechnungsdatumDatum der Ausstellung. Leistungszeitraumz. B. 31.08.2025, Q3 2025 oder 10/25 - 12/25.

FälligkeitsdatumBis wann bezahlt werden soll. USt-SatzNur bei USt-Pflicht relevant.

Mahnstatus Interner Stand für Zahlungserinnerung und Mahnung.

Positionen Positionen direkt als Formular erfassen. Gesamtpreis wird automatisch berechnet.

Ticketstunden übernehmen Waehle abrechenbare Tickets des Kunden und übernimm Stunden samt Stundensatz direkt als Rechnungspositionen.

Zeiteinträge übernehmen Wähle für den aktuellen Kunden konkrete Zeiteinträge aus und übernimm sie direkt als Rechnungspositionen.

HinweisOptionaler Zusatztext. AnhaengePDF, Angebot oder Belege zur Rechnung anhaengen.

Liste

Ausgangsrechnungen

CRM

Tickets

Liste

Tickets

CRM

Zeiterfassung

Liste

Zeiteinträge

Assets

Asset anlegen

KundeZu welchem Kunden das Asset gehoert. GerätenameBezeichnung im Alltag.

Typz. B. switch, firewall, server. StatusAktueller Lebenszyklus des Assets.

Herstellerz. B. Dell, HP, Ubiquiti. ModellExakte Modellbezeichnung.

StandortWo das Gerät steht. Host / NameInterner Rechner- oder Systemname.

IP-AdresseOptional. SeriennummerFür Inventar und Support.

KaufdatumWann das Asset angeschafft wurde. Garantie bisWartung oder Herstellergarantie.

LieferantOptional verknüpfter Lieferant. EingangsrechnungOptional verknüpfter Kaufbeleg.

AnlagegutOptional verknüpfte AfA-Anlage. Standortnotizz. B. Rack, Arbeitsplatz oder Lager.

NotizenKonfiguration oder Besonderheiten.

Liste

Assets

Anlagenverzeichnis

Anlagenbezeichnungz. B. Notebook, Firewall, Rack oder Einrichtung.

LieferantOptionaler Bezug zur Eingangsrechnung. EingangsrechnungOptional, um den Beleg direkt zuzuordnen.

AnschaffungsdatumDatum der Anschaffung. InbetriebnahmeRelevant für die Halbjahres-AfA.

Anschaffungskosten nettoNetto-Basis für die Abschreibung. Nutzungsdauer in JahrenNur bei linearer AfA, z. B. 3, 5 oder 10 Jahre.

AfA-MethodeGWG bis 1.000 EUR netto kann sofort abgesetzt werden. HalbjahresregelIm zweiten Halbjahr nur halbe Jahres-AfA.

AfA-Kategoriez. B. IT-Hardware, Einrichtung, Werkzeug.

Hinweis: Die Zahlung eines Anlageguts ist in der EAR grundsaetzlich nicht sofort Betriebsausgabe; angesetzt wird die AfA. Bei GWG bis 1.000 EUR netto ist eine Sofortabschreibung möglich.

NotizenSeriennummer, Standort oder steuerliche Hinweise.

Liste

Anlagen

Einstellungen

Benutzer & Instanz

Sicherheit

2-Faktor-Login

Sicherheit

Kennwort ändern

Sicherheit

Aktive Sitzungen

Prüfe hier, wo dein Benutzer aktuell angemeldet ist. Wenn dir etwas komisch vorkommt, melde alle anderen Geräte ab.

Instanz

Menü sichtbar machen

Blende Bereiche aus, die für diese Instanz nicht gebraucht werden. Dashboard und Benutzereinstellungen bleiben immer sichtbar.

Sicherheit

Audit-Log

Hier siehst du die letzten sicherheits- und fachlich relevanten Änderungen deiner Instanz. Sensible Werte wie Passwörter, Tokens und 2FA-Secrets werden nicht im Klartext protokolliert.

Platform

Instanz-Freigabe

Neue Registrierungen werden erst aktiv, nachdem ein Platform-Admin sie freigegeben hat. So kann nicht jeder automatisch einen eigenen Datenraum auf deinem Server nutzen.